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2019-11-05 10:56 未知 admin
 
        关于印发行政类会议(活动)管理制度的通知
襄汽院字〔2019〕95 号

学院各部门、单位:
    现将《襄阳汽车职业技术学院行政类会议(活动)管理制度》印发给你们,请认真遵照执行。
                     
                                                                         襄阳汽车职业技术学院
                                                                           2019 年 10 月 29 日


附:
      襄阳汽车职业技术学院
行政类会议(活动)管理制度
   为进一步规范学院会议管理,提高会议质量和效率,促进会议决定事项的贯彻落实,特制定本制度。
   一、会议(活动)类型
(一)例会
  1.院级例会:
(1)院长办公会:是学院最高行政会议,是研究学院行政重大决策、制定学院行政制度、部署学院行政工作计划、审议学院行政重要工作的基本方式。会议原则上于每月 25 日前后召开,必要时也可临时召开。
(2)院务会:是学院传达上级机关指示精神,贯彻落实学院党委会、院长办公会会议决策、决议、决定、总结、安排工作,以及协调各部门工作的月度常规会议。一般在每月的月初召开,或在开学、寒、暑假前夕召开。
(3)教学例会:是为确保学院教学工作有效开展,促进教学管理工作规范化、制度化,及时解决教学工作中出现的新情况、新问题,提高教育教学质量的重要会议。工作日期间每月必须召开一次。
(4)学工例会:是为加强对学生工作的组织和领导,传达上级和学院有关学生工作的文件精神,及时研究和解决学生工作中出现的问题,提高学生教育和管理的针对性和时效性,进一步维护校园安全稳定的重要会议。工作日期间每月必须召开一次。
   2.院系(部)例会:
(1)行政周会:是各院系(部)根据月度工作安排,总结上周教育教学管理工作完成情况,分解和部署本周教育教学管理工作的例会。工作日期间各院系(部)每周必须召开一次。
(2)教研室主任周会:是各院系(部)总结上周教学工作完成情况,分解和部署本周教学工作的例会。工作日期间各院系(部)每周必须召开一次。
(3)班主任(辅导员)周会:是各院系(部)总结上周学生管理工作完成情况,分解和部署本周学生管理工作的例会。工作日期间各院系(部)每周必须召开一次。
(4)月工作会:是各院系(部)面向全体教职工,传达学院重要文件、会议精神,总结上月教育教学管理工作完成情况,分解和部署本月教育教学管理工作的例会。工作日期间各院系(部)必须每月召开一次。
(二)综合协调会
  综合协调会是指就某一项行政工作的协调、督办而召开的涉及到两个及以上部门人员参与的会议。此类会议严格控制数量和参会规模,报备审批后临时召开。
(三)大型活动
  1. 内部大型活动:在校内、外举办,校内师生参与的,且规模在 100 人及以上的集体活动。
  2. 外部大型活动:在校内举办,有校外人员参与的,且规模在 50 人及以上的集体活动。
  二、会议(活动)管理
(一)例会
  1.院长办公会
(1)会议召集:会议由院长负责召集和主持,院领导、办公室主任、记录员参加。会议议题涉及的有关部门负责人可列席会议。会议召开时间、上会议题和列席人员由院长确定,与会人员不能参加的,应向院长请假。
(2)会议内容:传达上级行政、业务主管部门重要指示、决定,研究贯彻落实的措施;通报学院各部门(单位)当月工作完成情况,部署学院各部门(单位)下月工作;讨论和研究学院教育教学、学生管理、科研、招生、就业、人事、财务、后勤服务、安全、重大活动等,讨论和通过学院主要的行政工作规范;讨论和决定各部门(单位)提请院长办公会决定的事项;其它需要院长办公会讨论和决定的事项。
(3)会议准备:学院办公室:每月中旬向分管院领导、各部门(单位)分发下月《工作督办立项汇总表》、当月《工作完成情况汇总表》电子模板,并在每月 23 日左右向分管院领导回收经修改、审核、汇总的电子档;每月 24 日左右向分管院领导收集上会议题材料,形成每月议题汇总表,上报院长审核;每月 25 日前完成所有上会材料的准备,并将会议议题、时间、地点提前 1 天通知与会人员。部门(单位):每月 21 日左右填写下月《工作督办立项汇总表》,当月《工作完成情况汇总表》,并以电子档形式上报分管院领导。分管院领导:每月 22 日左右,分管院领导将经过本人修改、审核的部门(单位)的下月《工作督办立项汇总表》,当月《工作完成情况汇总表》以电子档形式传至学院办公室汇总;每月23 日左右提前与院长、相关院领导沟通议题,并以电子档形式将确认上会议题材料电子档传至学院办公室。(议题材料说明:经传阅、签批过的请示、报告、文件等也须有文字电子档和签批页的电子照片;上会材料中需要重点说明的部分请在电子档上加注下划线)。
(4)会议流程:
  第一项:分管院领导以《工作完成情况汇总表》为依据汇报当月工作情况,以《工作督办立项汇总表》为依据汇报下月工作安排,院长分别予以点评,确认当月工作完成情况,通过或修改下月工作安排。第二项:分管院领导依次汇报各自上会议题。经民主征询与会人员意见,由院长确认“议定通过”、“讨论后再议”、“议定,提交党委会”等不同议题结果。
(5)会议记录:学院办公室要对会议议题、出列席人员、发言、表决等做如实记录。
(6)会后工作:学院办公室负责整理会议记录存档备查,并向党委办公室提交党委会上会议题;会议形成的决策、决议、决定需要以会议纪要形式下达执行的,由学院办公室负责起草会议纪要,经院长审阅后印发;会议通过的文件,由学院办公室按照公文印发程序及时印发;学院办公室负责对院长办公会所形成决议、决定立项督办,并及时收集和反馈贯彻落实情况。
  2.院务会
(1)会议召集:会议由院长负责召集和主持,院党委书记、院长、纪委书记、院领导、各部门(单位)负责人和各总支书记参加。确因工作需要不能到会,经请假许可后,可由部门(单位)副职代会。会议召开时间由党委办公室和学院办公室统筹后确定。
(2)会议内容:通报当月工作完成情况,部署下月工作;传达上级重要会议精神,学院重点工作安排,重大事项通报;各教学单位需要学院协调的事务。
(3)会议准备:学院办公室:提前 1 天通知与会人员,并准备会议材料,汇总教学和目标管理单位需协调事项,在会前向与会人员分发当月《督查督办通报》,下月《工作督办立项汇总表》。教学和目标管理单位:提前 1-2 天向联系院领导沟通需要协调事项,并将沟通过的事项,以电子档形式传至学院办公室。
(4)会议流程:
  第一项:分管院领导根据《工作完成情况汇总表》《工作督办立项汇总表》汇报当月工作完成情况,安排下月工作,并就分管工作中各项月度考核统计做通报;分管院领导只对列入下月重点工作的项目予以阐述,其余工作只做概述,每人时限不超过8分钟。院长依次对各分管院领导工作部署点评。
  第二项:各教学和目标管理单位依次汇报需要沟通协调事项。每个单位不超过 3 分钟。
  第三项:学院党政主要领导作工作安排和强调。
(5)会议记录:会议由学院办公室作记录。
(6)会后工作:由督查办就院务会通报的工作事项予以立项,并进行事中、事后的督办。
   3.教学例会:由教务处负责召集,具体管理办法由教务处参照院务会管理办法行文执行。
   4.学工例会:由学工处负责召集,具体管理办法由学工处参照院务会管理办法行文执行。
   5.院系(部)例会:由各院系(部)根据本制度规定的各类院系(部)周、月例会的分类,制定综合的院系(部)例会管理办法。由教务处、学工处负责会议巡查督导。
(二)综合协调会
   综合协调会实行一会一报审批制度。由协调会牵头部门(单位)召集,并制定会议流程,确定初步参会人员,并提前 2 天填报《襄阳汽车职业技术学院综合协调会审批表》(见附件 1),由学院办公室根据轻重缓急统筹安排会议时间、地点、参会人员,并发布会议通知。
(三)大型活动
   学校大型活动实行审批备案制度。主办(承办)大型活动的部门(单位)应提前向学院办公室提出申请,填写《襄阳汽车职业技术学院大型活动审批表》(见附件 2),并根据学院办公室意见履行审批备案程序后举行,未经审批报备一律不得召开。外部大型活动实行审批备案制度。主办(承办)大型活动的部门(单位)应提前向学院办公室提出申请,填写《襄阳汽车职业技术学院大型活动审批表》(见附件 2),并根据学院办公室意见履行审批备案程序后举行,未经审批报备一律不得召开。备经营性质的活动必须与对方签订协议,确保学校利益。确需院领导和相关部门(单位)负责人出席的大型活动,由学院办公会根据实际情况,负责邀请院领导和有关部门参会。所有大型活动在组织前必须向保卫处报备,并通报相关后勤保障部门,确保安全和服务保障到位。
   三、会议(活动)有关规定
 (一 ) 严把质量 。所有会议(活动)的召集部门(单位)必须做好议程制定、事前准备、流程安排、会议记录、事后督办和总结,确保会议(活动)召开和举办行之有效。加强会前沟通协商,避免议而不决的现象。
(二 ) 严控数量 。严格控制例会以外的其他会议数量,每周综合协调会数量原则控制在 2 个以内,由院办负责把控。
(三 ) 严控时间 。严格控制各类会议时间,例会控制在 2.5小时内完成,其它会议控制在 2 小时内完成。议程上要将每项流程的时间予以确定,发言人要根据时间安排提前准备纸质发言稿,避免泛泛而谈,提高会议效率。
(四 ) 严控规模 。压缩参会人员规模,除院务会以外的其它行政类会议院系(部)书记和院长(主任)可由 1 人参会;非会议内容涉及到的主要部门(单位)可由副职代会。
  附件:1.襄阳汽车职业技术学院综合协调会审批表
              2.襄阳汽车职业技术学院大型活动审批表
 

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